Komunikacja i promocja | Fundusze Europejskie dla Opolskiego

Jak oznaczać miejsce projektu - TABLICE

Twoje obowiązki związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od rodzaju projektu oraz jego całkowitego kosztu.

Tablicę informacyjną umieszczasz, gdy projekt obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz

1. jest wspierany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i jego całkowity koszt[1] przekracza 500 tys. euro.
2. jest wspierany z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, i jego całkowity koszt[2] przekracza 100 tys. euro

W przypadku projektów innych niż te, o których mowa powyżej, jesteś zobowiązany do umieszczenia w miejscu realizacji projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE.

Zarówno tablice, jak i plakaty, muszą być przygotowane zgodnie z Księgą Tożsamości Wizualnej marki FE na lata 2021-2027 i znajdować się w miejscu dobrze widocznym.

[1] Całkowity koszt projektu obejmuje koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne. Koszt projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie

[2] j.w.

Tablice informacyjne

Jak powinna wyglądać tablica informacyjna?

Tablica musi zawierać:

• znak FE, znak UE oraz oficjalny znak marki województwa
• tytuł projektu (maksymalnie 150 znaków ze spacjami),
• nazwę beneficjenta, 
• adres portalu mapadotacji.gov.pl.
   

Wzór tablicy dla programu regionalnego:

Przykład tablicy dla programu Fundusze Europejskie dla Opolskiego:

Projekty tablic są przygotowane w trzech wymiarach: 80/40, 120/60 i 240/120 cm.

Do pobrania:

• Wzory tablic
• Tablice wspólne dla kilku projektów realizowanych z Funduszy Europejskich  (Ważne: tablice wspólne mogą być wykonane tylko w rozmiarach 120/60 cm i 240/120 cm. Nie stawiamy tablic prezentujących wiele projektów w rozmiarze 80×40 cm)

UWAGA! Wzór tablic informacyjnych jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków, poza uzupełnianiem treści we wskazanych polach. 

Gdzie umieścić tablicę informacyjną?

Tablicę informacyjną umieść w miejscu realizacji projektu, np. tam, gdzie prowadzone są prace budowlane lub infrastrukturalne.

Jeżeli realizujesz projekt, ale nie przewidujesz w nim prac budowlanych lub infrastrukturalnych, a planujesz inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu, to tablica powinna znajdować się na lub przed siedzibą beneficjenta.

Wybierz miejsce dobrze widoczne i ogólnie dostępne, gdzie największa liczba osób będzie miała możliwość zapoznać się z treścią tablicy.

Jeśli prowadzisz prace w kilku lokalizacjach, należy ustawić kilka tablic w kluczowych dla projektu miejscach.

W przypadku inwestycji liniowych (takich jak np. drogi, koleje, ścieżki rowerowe etc.) umieść przynajmniej dwie tablice informacyjne: na odcinku początkowym i końcowym. Tablic może być więcej, w zależności od potrzeb.

Powierzchnia tablicy powinna być odpowiednio duża tak, aby była dobrze widoczna.

Kiedy umieścić tablicę informacyjną i na jak długo?

Tablicę informacyjną musisz umieścić niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu. Jeśli projekt rozpoczął się przed uzyskaniem dofinansowania, tablica powinna stanąć bezpośrednio po podpisaniu umowy lub uzyskaniu decyzji o dofinansowaniu (nie później niż dwa miesiące od tej daty).

Tablica informacyjna powinna być wyeksponowana w okresie realizacji projektu oraz w okresie jego trwałości. Okres trwałości projektu jest określony w umowie/decyzji o dofinansowanie. Musi zatem być wykonana z trwałych materiałów, odpornych na warunki atmosferyczne. Uszkodzoną lub nieczytelną tablicę musisz wymienić lub odnowić.

Co zrobić, jeśli realizuję kilka projektów w tym samym miejscu?

Jeśli w tym samym miejscu realizujesz kilka projektów, które musisz oznaczyć tablicami lub jeśli w późniejszym terminie otrzymasz dalsze finansowanie na ten sam projekt, możesz umieścić jedną, wspólną tablicę informacyjną. Wygląd wspólnej tablicy musi być zgodny z zasadami określonymi w Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027.

Wzór tablicy wspólnej:

Jak oznaczać miejsce projektu - PLAKATY

Plakaty informujące o projekcie

Jeśli projekt nie wymaga umieszczenia tablicy informacyjnej, beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia w miejscu realizacji projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza.

Jak powinien wyglądać plakat?

Plakat musi zawierać:

• znak FE, znak UE oraz oficjalny znak marki województwa,
• nazwę beneficjenta,
• tytuł projektu (maksymalnie 150 znaków), 
• wysokość dofinansowania projektu z Unii Europejskiej,
• adres portalu mapadotacji.gov.pl

Wzór plakatu dla programu regionalnego:

Przykład plakatu dla programu Fundusze Europejskie dla Opolskiego:

Do pobrania:

• Wzory plakatów
• Przykład plakatu programu FEO (wersja WORD)

UWAGA: Wzór plakatu jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków poza uzupełnieniem treści we wskazanych polach. 

Gdzie umieścić plakat?

Plakat umieść w widocznym i dostępnym publicznie miejscu. Może być to np. wejście do budynku, w którym masz swoją siedzibę albo w recepcji. Musisz zawiesić przynajmniej jeden plakat, a jeśli działania w ramach projektu realizujesz w kilku lokalizacjach, plakaty umieść w każdej z nich (np. jeśli organizujesz spotkania lub szkolenia w kilku salach, plakat musi znaleźć się w każdej z nich).

Kiedy  umieścić plakat i na jak długo?

Plakat musi być wyeksponowany w trakcie realizacji projektu. Trzeba go umieścić w widocznym miejscu nie później niż miesiąc od uzyskania dofinansowania, czyli podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu.

Oznaczanie sprzętu i wyposażenia zakupionego/powstałego w projekcie

Jak powinna wyglądać naklejka?

Jako beneficjent jesteś zobowiązany do umieszczenia naklejek na wyposażeniu, sprzęcie i środkach transportu, powstałych lub zakupionych w ramach projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich. Naklejki powinny znajdować się w dobrze widocznym miejscu i być czytelne dla odbiorcy.

Naklejka musi zawierać:

• zestawienie znaków: Funduszy Europejskich dla Opolskiego, barw Rzeczypospolitej Polskiej, Unii Europejskiej.
• tekst „Zakup współfinansowany ze środków Unii Europejskiej”. 

Wzór naklejki:

Do pobrania:

• Wzór naklejki

UWAGA: Wzór naklejki jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków.

Naklejki należy umieścić na:

• sprzętach, maszynach, urządzeniach (np. maszyny, urządzenia produkcyjne, laboratoryjne, komputery, laptopy, tablety, drukarki),
• środkach transportu (np. samochodach, radiowozach,  tramwajach, autobusach, wagonach kolejowych),
• aparaturze (np. laboratoryjnej, medycznej),

Nie należy umieszczać naklejek na przedmiotach codziennego użytku, których znaczenie ma charakter pomocniczy/dodatkowy w projekcie (np. meble, akcesoria biurowe, np. lampki biurkowe, drobne elementy wyposażenia pomieszczeń, np. wieszaki, itp.).

Rozmiar i materiał naklejki powinien być dostosowany do wielkości powierzchni sprzętu/urządzenia/przedmiotu, na którym zostanie umieszczona, tak by wszystkie znaki były odpowiednio czytelne i wyraźnie widoczne. Jeśli wielkość powierzchni to umożliwia, najmniejszy rozmiar naklejki to ok.14x8 cm.

Naklejki trzeba umieścić przed rozpoczęciem użytkowania zakupionych/ powstałych w projekcie sprzętów. Muszą być trwałe i widoczne przez cały okres użytkowania tego sprzętu. Uszkodzoną lub nieczytelną należy wymienić.

Jeśli posiadasz oficjalną stronę internetową, musisz zamieścić na niej opis projektu, który zawiera:

1. tytuł projektu lub jego skróconą nazwę (maksymalnie 150 znaków),
2. podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej i oficjalnego logo promocyjnego Województwa Opolskiego,
3. zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),
4. grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),
5. cel lub cele projektu,
6. efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
7. wartość projektu (całkowity koszt projektu),
8. wysokość wkładu Funduszy Europejskich.

Jest to minimalny zakres informacji, obowiązkowy dla każdego projektu. 

Rekomendujemy też zamieszczanie zdjęć, grafik, materiałów audiowizualnych oraz harmonogramu projektu, prezentującego jego główne etapy i postęp prac.
 

Informacje i oznaczenia, wymienione w punktach od 1 do 8, musisz także umieścić na profilu w mediach społecznościowych. Jeżeli nie posiadasz takiego profilu w mediach społecznościowych, musisz go założyć. 

Dodatkowo, w przypadku wszelkich informacji o realizowanym projekcie podawanych do wiadomości za pośrednictwem mediów społecznościowych, musisz stosować hasztag #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie. 

Zarówno profil w mediach społecznościowych, jak i oficjalna strona internetowa, na której zamieszczasz powyższe informacje, powinny być utrzymywane do końca realizacji projektu.

Pamiętaj, że oznaczenia na stronach internetowych i w mediach społecznościowych występują zawsze w wariancie pełnokolorowym. Nie można tu zastosować wersji achromatycznych. 

Uwaga! Jeżeli tworzysz nową stronę internetową, którą finansujesz w ramach projektu, oznaczenia graficzne muszą znaleźć się na samej górze strony internetowej (szczegóły znajdziesz w Podręczniku). Taką stronę musisz utrzymywać do końca okresu trwałości projektu. 

Materiały audio, wideo, artykuły prasowe i inne treści o projektach dofinansowanych z Funduszy Europejskich.
 

Pamiętaj, że obowiązkowe oznaczenie projektu nie jest wystarczające, jeśli tworzysz lub zlecasz tworzenie tekstów informacyjnych i promocyjnych o projekcie.

Z treści materiałów informacyjno-promocyjnych, musi wynikać obecność wsparcia unijnego w danym projekcie i ich rola w realizacji projektu. Informację o współfinansowaniu przez Unię Europejską należy zaakcentować zarówno:

• w warstwie graficznej: w tym celu zamieść odpowiednie zestawienie znaków, wskazujących na to, że dany materiał, audycja, spot reklamowy, artykuł prasowy itp. jest współfinansowany przez UE (lub przez informację słowną, gdy nie ma możliwości umieszczania zestawienia znaków, np. w przypadku audycji radiowej),
• w warstwie tekstowej, zawartości merytorycznej: w tym celu zamieść w treści, czyli przekazie tworzonej audycji, spotu reklamowego, artykułu prasowego itp., informację wskazującą jasno i wyraźnie, że projekt (np. usługa, inwestycja) został dofinansowany przez UE.

Jeśli przygotowujesz materiały informacyjno-promocyjne audio  (np. spoty, audycje radiowe), które nie mają możliwości umieszczenia obowiązkowych znaków, na końcu materiału umieść informację słowną: 

„Audycja/ kampania/ materiał/ projekt dofinansowany przez Unię Europejską”. 

Pamiętaj, aby czas przeznaczony na informację o Funduszach Europejskich i dofinansowaniu z UE był adekwatny do długości materiału i pozostałych przekazywanych w nim informacji. 

Jakich działań promocyjnych nie rekomendujemy?

Nie rekomendujemy produkcji i dystrybucji przedmiotów promocyjnych typu gadżety do promocji projektów (np. długopisów, notesów, kubków, urządzeń pamięci przenośnej typu pendrive, plecaków).

Wydatki na cele reprezentacyjne, których nie można jednoznacznie uznać za związane z promocją projektu, są niedozwolone.

Nie rekomendujemy również tworzenia publikacji papierowych (np. druku albumów pamiątkowych, kalendarzy, folderów, ulotek) z wyjątkiem szczególnie uzasadnionych przypadków, np. w sytuacji tworzenia skutecznych materiałów, skierowanych do osób starszych. Informacja i promocja projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich musi być realizowana zgodnie z zasadą Do No Significant Harm (DNSH), która jest zasadą horyzontalną dla przedsięwzięć wspieranych środkami Unii Europejskiej w perspektywie finansowej 2021-2027.

Jak udokumentować realizację działań informacyjnych i promocyjnych?

Wszystkie dopełnione przez beneficjenta obowiązki informacyjne oraz działania informacyjno-promocyjne związane z realizowanym projektem muszą zostać przez Ciebie udokumentowane. Dokumentację możesz przechowywać w formie papierowej albo elektronicznej, np. jako skany dokumentów, zdjęcia, kopie (zrzuty) stron internetowych. Powstałe na potrzeby promocji projektu wszelkie materiały tekstowe i graficzne, możesz przechowywać w pojedynczym, przykładowym egzemplarzu (np. broszura, artykuł) albo tylko ich zdjęcia. Szczegółowe zasady dokumentowania działań znajdziesz w Podręczniku.

Po zakończeniu projektu poinformuj nas o tym, co udało Ci się zrealizować.

Możesz też przesłać materiały promocyjne (zdjęcia, filmy, broszury, ulotki i opis realizacji) na adres: promocjarpo@opolskie.pl, a my zadbamy, by rozpromować Twój projekt na stronach Ministerstwa Funduszy, instytucji zarządzającej programem i w naszych mediach społecznościowych!

PAMIĘTAJ! Jeśli prześlesz nam materiały do promocji projektu, musisz udzielić nam zgody na ich wykorzystanie – wypełnij i zeskanuj oświadczenie o udzieleniu licencji niewyłącznej, które jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu.

Jeżeli całkowity koszt[1] Twojego projektu przekracza 5 mln euro, musisz poinformować instytucję, która przyznała dofinansowanie o ważnych etapach w projekcie i  planowanych wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją projektu z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu.

[1] Całkowity koszt projektu obejmuje koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne. Koszt projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie

Jeżeli projekt ma znaczenie strategiczne tzn. wnosi znaczący wkład w osiąganie celów programu i podlega szczególnym środkom dotyczącym monitorowania i komunikacji lub jego łączny koszt[1] przekracza 10 mln euro, jesteś zobowiązany do zorganizowania wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego (np. konferencji prasowej, wydarzenia promującego projekt, prezentacji projektu na targach branżowych) w ważnym momencie realizacji projektu, np. na otwarcie projektu, zakończenie projektu lub jego ważnego etapu np. rozpoczęcie inwestycji, oddanie inwestycji do użytkowania itp.

Jesteś zobowiązany jednocześnie do angażowania przedstawicieli Komisji Europejskiej, by zapewnić europejski wymiar komunikacji m.in. poprzez zaproszenia przedstawicieli na otwarcie lub zakończenie projektu (np. eventy, konferencje, gale) uwzględnienie wystąpienia przedstawiciela w scenariuszu wydarzeń związanych z projektem, uwzględnienie cytatu z Komisji Europejskiej w prasie czy biuletynie.

Do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym musisz zaprosić z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem przedstawicieli KE i IZ za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy wskazane w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu.

[1] Całkowity koszt projektu obejmuje koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne. Koszt projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie

Jeśli nie dopełnisz obowiązków komunikacyjnych instytucja przyznająca dofinansowanie może wezwać Cię do podjęcia działań naprawczych. W przypadku braku ich wykonania, instytucja ta jest uprawniona do pomniejszenia całkowitej kwoty dofinansowania do 3% tego dofinansowania, zgodnie z Wykazem pomniejszeń wartości dofinansowania w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów FEO 2021-2027, który stanowi załącznik do umowy/decyzji o dofinansowanie projektu.

Przykładowy wykaz pomniejszeń wartości dofinansowania w zakresie obowiązków komunikacyjnych. 

Obowiązująca wersja wykazu pomniejszeń,  każdorazowo stanowi załącznik do podpisanej decyzji/umowy o dofinansowaniu projektu.

Jeśli realizujesz zadania, które poza dofinansowaniem z Unii Europejskiej są finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych, jesteś zobowiązany do stosowania przepisów Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych w projektach dofinansowanych z Funduszy Europejskich na lata 2021-2027.

1. Strategia komunikacji programu Fundusze Europejskie dla Opolskiego 2021-2027 
2. Strategia komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027
3. Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji
4. Księga Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027 - aktualizacja styczeń 2024 r. 
5. Znak programu Fundusze Europejskie dla Opolskiego 2021-2027 
6. Znak barw RP
7. Znak UE na lata 2021-2027 
8. Logo promocyjne Województwa Opolskiego
9. Wzory tablic
10. Wzory tablic wspólnych dla kilku projektów
11. Wzory plakatów
12. Wzór naklejki
13. Wykaz pomniejszeń wartości dofinansowania w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów FEP 2021-2027 
14. Wzór oświadczenia udzielenia licencji niewyłącznej
15.  Fonty: Open Sans